„Es gibt nichts Besseres als das direkte Gespräch, um sich auszutauschen und Kontakte zu knüpfen!“ – Das war die Aussage, die man noch vor weniger als einem Jahr gehört hat, wenn man Online-Events mit Präsenzveranstaltungen gegenübergestellt hat. Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie ist nun auch in den letzten Winkel der deutschen Büros durchgedrungen, dass Online-Events eine echte Alternative sind. Dabei war das eigentlich schon vorher so. Es gibt und gab zahlreiche Gründe, warum Online im B2B-Veranstaltungsbereich überlegen ist und warum Online in den nächsten Jahren Messen und anderen Präsenzveranstaltungen im B2B-Bereich den Rang ablaufen werden.

1. Kosten

Dieses Argument liegt auf der Hand. Sowohl für den Aussteller als auch für den Besucher einer Messe entstehen hohe Kosten für Messestand, Personal und Reisespesen. Will man sich auf einer B2B-Fachmesse als Aussteller präsentieren, kommt man unter 10.000 Euro Budget kaum weg, nach oben ist die Skala scheinbar komplett offen. Für Besucher kosten die Tickets je nach Event mehrere hundert Euro, hinzu kommen Reisekosten und Diäten. Bei Konferenzen sind die Tickets zwar meist günstiger, die anderen Kosten fallen aber in gleichem Maß an.

Bei virtuellen Fach-Events sind die Kosten wesentlich geringer. Bei Online-Expos sind Aussteller mit einem Full-Service-Package (Messestand, Speaker-Slot und Networking) bereits unter 3.000 Euro dabei, für Besucher sind die Tickets teilweise kostenfrei (z. B. HR Online Expo), oder für unter 100 Euro zu haben (DMEXCO@home). Online-Konferenzen und virtuelle Kongresse sind noch kostengünstiger. Speaker nutzen hier oft kostenfrei die Bühne. Gibt es auch die Möglichkeit zur Leadgenerierung, betragen die Preise je nach Anbieter, Veranstaltungsgröße und Leadqualität zwischen 1.500 und 5.000 Euro. Für Teilnehmer sind die Tickets für Online-Konferenzen meist kostenfrei oder zumindest unter 50 Euro zu haben. Für Besucher oder Teilnehmer von online Events liegt der wahre Kostenvorteil jedoch in der Ersparnis der Reisekosten.

2. Vielfalt

Jahrzehntelang hat das Messegeschäft geboomt – egal ob im B2B- oder Consumer-Bereich. Zu jedem erdenklichen Thema gibt es im DACH-Raum Messen, von Marketing über IT, HR, Industrie, Energiewirtschaft bis hin zur Pharmazie. Im B2C ist der gesamte Konsumgüter- und großteils auch der Dienstleistungsbereich mit Messen abgedeckt. Vielfalt pur also. Die Vielfalt im Bereich Online-Events nimmt in den letzten Jahren ebenfalls rasant zu, vor allem im B2B. Auf alle Branchen einzugehen würde hier den Platz sprengen, wir fokussieren uns auf die Bereiche Marketing und HR.

In den letzten fünf Jahren haben sich einige virtuelle Fachevents hervorgetan. Im Marketing ist etwa die DiMarEx zu nennen, eine virtuelle Fachmesse für digitales Marketing. Im Frühjahr 2020 wurde das TALENTpro Expofestival nach behördlicher Absage aufgrund on Covid-19 spontan in Form von „Digital Days“ online durchgeführt. Die DEMXCO findet heuer ebenfalls zum ersten Mal rein online statt. Im Bereich Human Ressources hatte kürzlich die HR Online Expo Premiere. Anbieter entsprechender Technologien für virtuelle Messen gibt es mehrere, die Qualität und Usability wird stetig verbessert.

Auch bei den Fachkonferenzen sieht es ähnlich aus. B2B-Webkonferenzen gibt es schon seit Jahren, sie sind mittlerweile etabliert und bieten eine hohe technische Qualität. Die Palette an Marketing-Fachkonferenzen ist mittlerweile riesig. Klar ist: In den Bereichen Marketing und HR steht die Vielfalt des Online-Angebots bei B2B-Events Präsenzveranstaltungen um nichts mehr nach. Neue Player erscheinen gefühlt im Minutentakt am Markt und versuchen, ein Stück vom immer größer werdenden Kuchen zu erhaschen und den etablierten Anbietern den Rang abzulaufen. Die Dynamik ist enorm, somit steigt der Angebots- und Qualitätsdruck für die Veranstalter. Es ist anzunehmen, dass es hier in den nächsten Jahren zu einer starken Weiterentwicklung kommen wird.

3. Flexibilität

Um 10 Uhr einen Vortrag besuchen bei einer Fachmesse in Köln, um 11 Uhr bei einer Konferenz in Wien? Im Präsenzbereich undenkbar, bei virtuellen Events kein Problem. Der Besucher hat die freie Wahl zwischen unterschiedlichen Anbietern und Veranstaltungen. Auch wenn diese zeitgleich stattfinden, kann er von einer Minute auf die andere in eine andere Session oder auf eine andere Expo wechseln. Das ermöglicht eine gezielte Auswahl der Inhalte, genau zugeschnitten auf die eigenen Bedürfnisse und Interessen. Für Anbieter erhöht sich dadurch die Treffsicherheit in der Zielgruppe und die Qualität der gewonnenen Kontakte.

Einer der großen Vorteile virtueller Events ist die nachträgliche Verfügbarkeit sowohl der Kontakte als auch der Fachinhalte. Online-Vorträge werden im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen meist auf Video aufgezeichnet und stehen den Teilnehmern auch im Nachgang noch zur Verfügung. Schafft man es also zeitlich nicht, einen bestimmten Speaker live anzuhören, kann man das später bequem nachholen. Auch beim Networking ist man zeitlich nicht gebunden. Oft gibt es schon im Vorfeld die Möglichkeit, sich mit den Ausstellern oder Referenten auszutauschen, jedenfalls aber während und nach dem Event. Community Boards und andere Tools speichern die Informationen, Visitenkarten und Gesprächsprotokolle müssen nicht manuell erfasst werden. Fairerweise sei erwähnt, dass die meisten Messe-Veranstalter auch im Offline-Bereich bereits entsprechende Technologien zur Verfügung stellen. Online sind sie jedenfalls eine Selbstverständlichkeit und im Preis so gut wie immer inklusive.

4. Niederschwellige Kontaktaufnahme & unkomplizierte Kommunikation

Nicht jeder ist dafür geboren, auf andere Menschen offensiv zuzugehen und ein Gespräch zu beginnen. Tatsächlich fällt es den meisten Leuten schwer, mit vorher Unbekannten in Kontakt zu treten, als Messebesucher Aussteller anzusprechen und Fragen zu stellen. Aussteller tun sich ebenfalls häufig schwer, Standbesucher zum Verweilen und zur inhaltlichen Diskussion zu bewegen. Meist bleibt es bei einem kurzen „Kann ich helfen? Haben Sie Fragen?“, und der Besucher sucht bereits das Weite. Oder man hat das Luxusproblem, dass es mehr Interessenten als Personal am Stand gibt und man nicht alle Kontakte aufnehmen kann, bevor diese nicht mehr warten möchten und weiterziehen. Bei Vorträgen werden häufig nur wenige Publikumsfragen behandelt, die restlichen Fragen und Kommentare bleiben unbeantwortet. Längere Gespräche mit den Referenten nach dem Vortrag sind kaum möglich, bzw. ist auch hier wieder eine gewisse Hemmschwelle vorhanden.

Aus unserer Erfahrung mit Online-Events gestaltet sich das virtuell gänzlich anders, sofern die technischen und organisatorischen Möglichkeiten eine niederschwellige und unkomplizierte Kommunikation ermöglichen. Bei Online-Konferenzen beträgt die Teilnahme an eingeblendeten Multiple-Choice-Umfragen bis zu 50 %, Chat-Funktionen werden rege genutzt, um Fragen an die Speaker zu stellen. Teilweise geht es stark in die Tiefe: User beschreiben die Situation im eigenen Unternehmen und Fragen nach Lösungen dafür. Die Community-Funktion ermöglicht es, sich via Social Media zu vernetzen – und zwar ohne große Worte. Man kommt einfach und informell ins Gespräch, der Übergang von oberflächlich und unverbindlich zu konkret und verbindlich verläuft fließend. Besucher virtueller Messestände auf Online-Expos können sich in aller Ruhe dort umsehen. Es gibt fast immer eine Chat-Möglichkeit, entweder einen Chatbot oder einen realen Mitarbeiter, der für Fragen und Antworten zur Verfügung steht. Wahlweise auch die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme via E-Mail oder Telefon. So stehen dem potenziellen Kunden mehrere niederschwellige Kommunikationswege offen, ohne sich gleich in ein direktes Zwiegespräch zu begeben und seinem Gegenüber Auge in Auge „ausgeliefert“ zu sein. Trotzdem haben die Kontakte die gleiche Qualität, kann Interesse in gleichem Maße geweckt und ein weiterer Austausch in Gang gebracht werden. Die digitale Technik sorgt außerdem dafür, dass keine Touchpoints verlorengehen.

5. Covid-19 & Co.

Wie eingangs schon erwähnt, dieses Argument hat es vor einem Jahr noch nicht gegeben. Alle vorgenannten Gründe sprechen schon länger für Online-Events. Nummer Fünf kam Anfang März in für alle im DACH-Raum unerwarteter Heftigkeit. Offline-Events wurden plötzlich abgesagt, Alternativen waren scheinbar nicht vorhanden. Nach anfänglicher Schockstarre erkannten aber alle Player rasch, dass die Alternative zu offline nur online sein kann. Den etablierten Anbietern spielte das in die Karten, aber auch neue sprangen schnell auf den Zug auf. Viele Unternehmen und Veranstalter von Messen und Kongressen begannen, eigene virtuelle Events zu veranstalten oder setzten dazu auf die Unterstützung von Profis in dem Bereich. Woran vorher niemand einen Gedanken verschwendet hat, ist nun in allen Köpfen. Es gibt höhere Gewalt – Ereignisse, die zur Absage von Präsenzveranstaltungen jeder Art führen können. Dazu zählen Pandemien, aber ebenso politische Entscheidungen, Umweltereignisse oder der Klimawandel. Wenn Reisefreiheit beschränkt ist und Menschen an bestimmte Orte gebunden sind, können physische Zusammenkünfte nicht stattfinden. Kommunikation, Austausch und Wissensvermittlung sind aber Schlüsselelemente im B2B. Online-Events bleiben von Force Majeure weitgehend unberührt, solange es keinen Blackout gibt oder die Wirtschaft insgesamt zusammenbricht. Selbst in der Quarantäne oder vom Homeoffice aus können virtuelle Veranstaltungen gefahrlos besucht bzw. abgehalten werden.

Fazit

Die Digitalisierungswelle ist in vollem Gange und hat in den letzten Jahren auch zunehmend das Messe- und Konferenzgeschäft erreicht. Spätestens seit der Corona-Pandemie sind physische Treffen und Geschäftsreisen keine Selbstverständlichkeit mehr. Der virtuelle Raum bietet eine alternative Möglichkeit, Wissen zu vermitteln, sich auszutauschen und neue Kontakte zu knüpfen. Örtlich und zeitlich unabhängig, Homeoffice-freundlich, niederschwellig und kostengünstig ist er darüber hinaus Präsenzveranstaltungen noch überlegen. Es ist davon auszugehen, dass daher in den nächsten Jahren der Markt der Online-Events weiterwachsen und dass die digitale Revolution damit noch stärker befeuert wird.

 

Autorin:

Tanja Grünwald, B2B Insider GmbH
Manager strategische Partnerschaften und Online-Konferenzen

Tanja Grünwald, Jahrgang 1980, ist ausgebildete Rundfunk-Redakteurin und studierte an der Wirtschaftsuniversität Wien Betriebswirtschaft. Seit 2004 ist sie im Eventmanagement tätig, u. a. im Bereich Sportgroßveranstaltungen und Tourismus, seit vier Jahren für B2B Insider als Manager für Online-Konferenzen.

Bildquelle: privat

 

Dieser Blogbeitrag wurde am 28.10.2020 als Gastbeitrag im Blog des Bundesverband Industrie Kommunikation e.V. (bvik) erstveröffentlicht.

 

Event-Tipp

Online Fokus Konferenz Marketing
Datum: 23.11.2020 bis 27.11.2020
Gastgeber: B2B Insider GmbH