Onboarding funktioniert in Corona-Zeiten hauptsächlich auf virtuellem Weg. Dieses digitale Onboarding zielt darauf ab, die Mitarbeiter mit internen Prozessen vertraut zu machen, in Arbeitsabläufe einzuführen und in sozialer Hinsicht in das Unternehmen einzugliedern, ohne dass die Betroffenen vor Ort sind. Statt Arbeitsmappen und Informationsblättern kommen digitale Tools zum Einsatz. Die Einführung des Mitarbeiters in das Unternehmen sollte möglichst schnell und effizient ablaufen.

Onboarding-Portal als Informationsplattform

Arbeitgeber führen die Neuzugänge über ein speziell angepasstes Onboarding-Portal durch den Eingliederungsprozess. Hier können sich neue Mitarbeiter über die einzelnen Phasen, Arbeitsschritte und den Zeitplan informieren. Auch andere Informationen lassen sich über ein Onboarding-Portal gut vermitteln, egal ob Regeln, Standards und Kleidervorschriften, Bedienungshinweise zu Zeiterfassungs- und Abrechnungssystemen oder Anweisungen zum Umgang mit Arbeitsgeräten und Maschinen.

Onboarding-Plattformen als Kommunikationskanal

Zugleich dient die Onboarding-Plattform der Kommunikation und der Vernetzung mit Kollegen und Vorgesetzten. Dies können ebenso Social-Media-Plattformen wie Facebook und Twitter sein wie unternehmensinterne Tools zum Austausch untereinander.

Apps

Auch Apps erweisen sich als geeignete Hilfsmittel für den Onboarding-Prozess, weil sie jederzeit ortsunabhängig verfügbar sind. Sie funktionieren mit unterschiedlichen Medien vom Text bis zum Kurzvideo und unterstützen die Wissensvermittlung in kleinen Dosen. Zusätzlich können Apps auch einen interaktiven Dialog ermöglichen und als Feedbackkanal fungieren.

7 Tipps für digitales Onboarding

Mit den folgenden Tipps können Arbeitgeber ihr Onboarding in Corona-Zeiten problemlos digital abwickeln und neuen Mitarbeitern dennoch einen guten Start ermöglichen:

Tipp 1: Erfahrenen Mitarbeiter als Paten einsetzen

Der Austausch mit einem erfahrenen Kollegen hilft dem Neuankömmling beim Onboarding. Letzterer sollte die Möglichkeit haben, sich bei einem Paten Unterstützung zu holen.

Tipp 2: E-Learning-Angebote bereitstellen

Zur Vermittlung von Fachwissen stellt das Unternehmen dem neuen Mitarbeiter E-Learning-Angebote zur Verfügung. Über Video-Tutorials und Skripten gibt es Einblick in unternehmensinterne Abläufe.

Tipp 3: Neue Mitarbeiter sozial integrieren

Digitales Onboarding sollte nicht nur Fachwissen vermitteln und in Arbeitsprozesse einweihen, sondern den Neuankömmling auch in sozialer Hinsicht integrieren. Dabei geht es darum, den Mitarbeiter in das Team einzuführen und mit anderen neuen Mitarbeitern bekannt zu machen. Der Willkommenstag im Unternehmen, bei dem Neuankömmlinge für gewöhnlich ihre Kollegen kennenlernen, verlagert sich in die digitale Welt.

Tipp 4: Begrüßen und mit Kollegen bekannt machen

Der Vorgesetzte sollte den neuen Mitarbeiter bei einem Gespräch persönlich willkommen heißen und dem Team im Rahmen einer Videokonferenz vorstellen. Im Idealfall ist jedes Teammitglied über den Aufgabenbereich des Neuzugangs informiert. Bestenfalls lernt der Mitarbeiter jeden Kollegen, der seinem Team angehört, bei einem Video-Chat kennen.

Tipp 5: Zeit geben

Für digitales Onboarding ist mehr Zeit einzuplanen, zumal das Zusehen bei der Arbeit vor Ort und inoffizielle Gespräche mit Kollegen in der Kaffeepause als Informationsquellen entfallen. Neue Mitarbeiter, die sich virtuell einarbeiten, brauchen zusätzliche Kommunikationsmöglichkeiten, um die anfallenden Aufgaben zu verstehen.

Tipp 6: Arbeitsmittel und Willkommensgeschenk

Der Mitarbeiter sollte auch beim digitalen Onboarding bereits am ersten Arbeitstag sämtliche Arbeitsmittel wie Laptop mit VPN-Zugang sowie Arbeitsprogramme und Kommunikationstools zur Verfügung haben. Ein Willkommenspaket mit Visitenkarten, Kugelschreibern, Firmen-Shirt und anderen Utensilien kann das Unternehmen dem Neuzugang direkt nach Hause schicken.

Tipp 7: Stückweise Wissensvermittlung

Beim digitalen Onboarding sollte der Mitarbeiter die wichtigen Informationen, die er für seine Arbeit benötigt, stückweise über einen längeren Zeitraum hinweg erhalten. Dies verhindert Überforderung.

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