Wohin mit den ganzen Dokumenten und Daten? Hardcopy ist sowas von Gestern!

Das letzte Jahr hat sämtliche HR Prozesse durcheinandergewürfelt. Von jetzt auf gleich mussten wir alle auf digital und auf Home-Office umstellen. Die fehlende Vorbereitungszeit resultiert klarerweise in einer halbherzigen Übergangslösung mit unzureichend durchdachten und sehr fehleranfälligen Prozessen.

Während viele Abteilungen im letzten Jahr stark zurückstecken mussten, ist in den Personalabteilungen gerade das Gegenteil passiert. Von buchstäblich einen auf den anderen Tag mussten sämtliche Prozesse adaptiert werden: Zeiterfassung, Dokumentenaustausch & -Ablage, Hardware-Ausstattung, Bewerbermanagement & Recruiting, Personalauswahl & -entwicklung, uvm.

Gerade aufgrund der vielen Routinetätigkeiten reden sich immer noch viele Personaler darauf aus, keine Zeit für strategische Planung und vor allem für die Digitalisierung der HR-Prozesse zu haben. Das resultiert in einer halbherzigen Übergangslösung mit unzureichend durchdachten und sehr Fehleranfälligen Prozessen.

Sie ahnen schon, worauf ich hinauswill. Das Stichwort lautet Excel-Listen!

 

Hab‘ ich Sie erwischt?

Keine Sorge Sie sind sicher nicht allein im Team Excel, das Altbekannte hat sich schließlich auch lange bewährt. Doch wie sagt man so schön: Man soll aufhören, wenn es am schönsten ist!

Und diesen Zeitpunkt haben wir, wenn wir ehrlich sind, schon längst überschritten. Wer sich jetzt immer noch gegen digitale Prozesse wehrt, steht sich schlussendlich nur noch selbst im Weg.

Es gibt tausende Möglichkeiten und tausende Anbieter da draußen, Sie müsse nur die Augen öffnen. Sie müssen nicht einmal aktiv suchen, die Lösungen kommen fast schon von selbst zu Ihnen. Somit fällt die Suche nach einem Tool schon einmal weg.

Was wirklich die meiste Zeit frisst, ist die Vorarbeit und die Auswahl des geeigneten Tools. Hier spielen einige Komponenten zusammen.

 

Zuerst müssen Sie sich also die Frage stellen, was Sie überhaupt brauchen:

  • Welche Prozesse möchten Sie digitalisieren?
  • Soll es eine Einzel- oder Komplettlösung sein?
  • Wer darf oder muss Zugriff auf das Tool haben?
  • Welche rechtlichen Aspekte müssen erfüllt sein?
  • Wer darf welche Informationen einsehen und bearbeiten?
  • On-premises oder cloudbasierte Lösung?
  • Welches Budget steht zur Verfügung?

In die Vorarbeit müssen Sie tatsächlich viel Zeit investieren. Doch das lohnt sich in jedem Fall! Je mehr Gedanken Sie sich im Vorhinein machen, desto weniger Probleme müssen Sie im Nachhinein lösen.

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