Der Markt an Digital Asset Management Systemen ist vielfältig – und er hat sich in den letzten Jahren deutlich weiterentwickelt. Die evolutionäre Entwicklung basiert dabei nicht nur auf den Ergebnissen der technischen Weiterentwicklung. Ebenso haben Veränderungen der Arbeitsweise und der Benutzer-Anwendungsfälle Einfluss auf die Anpassungen an den Produkten genommen.

Was waren also die Game Changer, die ein DAM-System heute zum State-of-the-art System machen? Und wie nutzt man die Erkenntnisse, um unter individuellen Rahmenbedingungen das passende Produkt zu finden?

Bekanntes neu gedacht

Es ist beachtlich, dass das Thema DAM eine solch starke Belebung erfährt, neu ist das Thema beileibe nicht. Anfangs redete man über Datenbanken für Bilder, später über alle Arten von Medien und Mediendatenbanken. Daraus entwickelte sich das Media Asset Management, aus dem sich der aktuelle Begriff Digital Asset Management (DAM) herausbildete.  Und doch sind mit dem Themenfeld DAM moderne Technologien und Anforderungen verankert, die vor einiger Zeit so noch kein Gradmesser waren.

Game Changer #1: Cloud-Architektur / Cloud-Services

Der wesentliche Aspekt war sicher die Entwicklung der IT-Infrastruktur und der Netz-Infrastruktur im Allgemeinen. Ohne den Bandbreitenausbau der letzten Jahre wäre die Nutzung einer Streaming-Plattform im heimischen Wohnzimmer genauso wenig denkbar wie die globale Verfügbarkeit eines DAM-Systems. Daher waren die Lösungen früher ausschließlich „on premise“, das heißt, die hauseigene IT oder der Dienstleister hat das System bereitgestellt, idealerweise in einem nahegelegenen Rechenzentrum mit guter und redundanter Anbindung. Mit Einführung mehr und mehr Cloud-basierter Ansätze wuchs deren Marktanteil kontinuierlich.

Cloud-basierte Lösungen nur als Platform-as-a-Service (PaaS) oder als fertiges Produkt in der Software-as-a-Service (SaaS) Variante ermöglichen Unternehmen, sich mehr auf die Konfiguration und Nutzung des DAMs zu fokussieren, während die infrastrukturellen Fragestellungen wie Hosting, Skalierung und Load Balancing in den Hintergrund rücken. Der Marketing-Abteilung eines Unternehmens, die oft das Gro der Anwender stellen, wird der Einstieg in das Thema immens erleichtert. Die hauseigene IT inklusive der Datenschützer ist oft weniger begeistert, wenn mit Einführung solcher Systeme eine Shadow-IT im Unternehmen wächst; es bedarf nach wie vor einer Kommunikation untereinander und einer klaren Verteilung der Verantwortung, dann mündet ein derartiger Ansatz auch in eine Win-Win Situation.

Mit Cloud-Services bietet sich auch den SaaS-Anbietern die Möglichkeit, wettbewerbsfähige Pakete zu schnüren. Das klassische Produkt aus der Schachtel gibt es de facto nicht mehr, das Core-DAM-System bietet Schnittstellen zur Integration verschiedener Services, die über standardisierte Application Programming Interfaces (APIs) miteinander vernetzt werden. Für Kunden bedeutet das, dass ein vergleichsweise rudimentäres Produkt mit Sonderausstattungen gemäß individuellen Anforderungen geordert werden kann und nicht die eierlegende Wollmilchsau gekauft werden muss, so dass auch die budgetäre Hürde gesenkt wird, um von einem DAM in einer ersten Ausbaustufe profitieren zu können. Vorteil dieser Herangehensweise ist auch, dass neue Web-Services leicht in Produkte integriert werden können und damit für den Anwender schnell zur Verfügung stehen. Aber nicht nur das: Mit Hilfe von APIs müssen zentrale Services nicht für jedes System mehrfach implementiert werden, stattdessen wird eine zentrale Instanz des Services genutzt. Ein gutes Beispiel hierfür ist eine zentrale Benutzerverwaltung, mit der ein Benutzer via Single Sign-On auf alle Systeme zugreifen kann, ohne mit vielen Zugangsdaten für verschiedene Systeme jonglieren zu müssen.

Game Changer #2: KI

Abhängig von der Art des jeweiligen Assets werden verschiedenste Services in DAM-Lösungen angeboten, die auf den Einsatz einer KI zurückgehen. Für Bilder ist es beispielsweise möglich, die Inhalte eines Bildes zu analysieren, um das Asset mit Metainformationen anzureichern. Wenn man so die Farbstimmung eines Bildes erkennt oder mit Face-Recognition Mechanismen arbeitet, kann das die Suche nach gewünschtem Material dramatisch erleichtern. Auch die Optical Character Recognition (OCR), die schon beim Scannen von Dokumenten gute Dienste geleistet hat, kann als KI angesehen werden, um gepixelten Text in einer Bilddatei zu erkennen. Und auch bei der Klassifizierung von Bildern etwa dem Finden von Duplikaten, Ähnlichkeitssuchen oder der Darstellung von Differenzbildern werden KI-Services verwendet.

Auf die gleiche Art und Weise kann man bei Dokumenten relevante Metainformationen generieren durch die Analyse der Texte und diese beispielsweise übersetzen oder in gesprochene Worte überführen beziehungsweise umgekehrt Audiodateien automatisch transkribieren lassen. Bei Videomaterial schließlich kann man sich alle diese Mechanismen zunutze machen.

KI ist bei DAM-Systemen damit kein Buzzword mehr, sondern es steht für Werkzeuge rund um das intelligente Management des Contents. Viele DAM-Lösungen haben für einzelne Fälle bereits Funktionen an Bord oder stellen zumindest APIs bereit, die es ermöglichen, KI-Module einzubinden. Über derartige Ansätze sind individuelle Lösungen realisierbar, um etwa ein individuelles KI-Modul zu trainieren, damit es die hauseigenen Produkte unterscheiden kann und Ergebnisse als Stichworte an das DAM-System übergibt.

Game Changer #3: Pandemie

Ja, keiner mag mehr Analysen über die Auswirkungen der Pandemie hören, aber Fakt ist, dass sie zumindest als Katalysator bei der digitalen Transformation von Unternehmen beigetragen hat. Zeitweise gab es keine Alternative zum verteilten Arbeiten und so kamen Unternehmen, die noch keine Maßnahmen zur Verwaltung ihrer digitalen Assets getroffen hatten, unweigerlich ins Hintertreffen.

Viele Mitarbeiter oder Dienstleister mussten aus dem Home-Office heraus das DAM-System nutzen und dabei stellte sich oftmals heraus, wie wichtig die Themen User Interface (UI) & User Experience (UX) sind. Wenn es schon schwierig ist, sich am System anzumelden oder das Suchen und Finden des gewünschten Contents umständlich und nicht performant ist, sind das klassische No-Gos und man wird nie die Akzeptanz für das System bekommen geschweige denn jemals Begeisterung wecken.

Wie nutze ich nun die Erkenntnisse, um das passende DAM-System für mich zu finden?

Mit der Entscheidung für ein DAM-System entscheidet man sich selten für ein Produkt von der Stange. In der Regel erfordert die Realisierung konfigurative Maßnahmen, um Content-Strukturen und Benutzer-Berechtigungen zu definieren, oft sind auch Integrationen bestehender oder neuer Software-Komponenten notwendig. Die Umsetzung gelingt leichter, wenn eine moderne Cloud-basierte Architektur zugrunde liegt, in jedem Fall sollte das Produkt offen sein, also entsprechende API-Methoden mitbringen, die auch dokumentiert sein müssen.

Ob ein Produkt zeitgemäß ist, erkennt man daran, wie schnell neue Funktionen Einzug halten. Ein Indikator hierfür kann auch der Deployment-Zyklus sein, also wie oft ein aktualisierter Softwarestand zur Verfügung gestellt wird. Auch das Hinterfragen, bei welchen Funktionen eine KI-Unterstützung besteht, ist ein guter Rat.

Und nicht zuletzt sollte man das User Interface verschiedener Lösungen ansehen. Wirkt das System selbsterklärend, finde ich mich auch ohne große Hilfestellung zurecht. Dies hat maßgeblichen Einfluss auf die Akzeptanz bei den Usern, nicht minder wichtig ist es aber auch bei der Kalkulation, wenn es darum geht, die Einführung des Systems zeitlich und budgetär zu planen sowie ein Onboarding neuer User zu bewerkstelligen.

 

Event-Tipp: 24. November 2021 ab 9:50 Uhr

Im Vortrag von Martin Reinheimer am Mittwoch, 24. November bei der Online Fokus Konferenz MARKETING erfahren Sie am Beispiel AIDA Cruises, wie die Auswahl und die Einführung des aktuellen DAM-Systems verlaufen ist.

Hier können Sie sich dazu kostenfrei anmelden.

 

Autor: Martin Reinheimer

Martin Reinheimer ist seit mehr als 15 Jahren als Consultant im DAM-Umfeld branchenübergreifend für Kunden der NUREG GmbH tätig. NUREG ist ein Medienunternehmen, das als Partner Marketing-Strategien und Markenpflege mit passenden Omnichannel-Maßnahmen unterstützt. NUREG bietet dabei Beratung und Dienstleitung in den Bereichen IT, Online- & Printproduktion, Fotografie und Creative an.